Det er blevet ganske normalt, at der tages billeder i forbindelse med foreningslivet – hvad enten det er den stolte forælder der foreviger øjeblikke fra sit barns foreningsliv eller det er medlemmerne, som gerne vil vise andre, hvad de foretager sig i fritiden. Mange foreninger tager også selv billeder og lægger op på de sociale medier for at tiltrække og vise eventuelle kommende medlemmer, hvad der sker af sjove aktiviteter i deres forening. I langt de fleste tilfælde er disse handlinger fuldstændigt harmløse og uden konflikt, men med den nye persondatalov kan man hurtigt komme i klemme, hvis ikke man har styr på formaliteterne.
Regler om offentliggørelse af billeder
Når man som forening vil offentliggøre billeder på de sociale medier, skal man have styr på to ting: det første er, hvorvidt der er tale om et billede med eller uden samtykke. Det næste er, hvilken type billede det handler om. Vi tager et yderligere kig på de to kategorier:
1. Med eller uden samtykke?
Med samtykke
Hvis du har modtaget personens samtykke er du i din gode ret til at bruge billeder på sociale medier, selvfølgelig altid gældende efter de regler der indgår i samtykkeerklæringen. Denne skal også kunne dokumenteres, dvs. være skriftlig og ikke kun mundtlig.
Det er også vigtigt at huske, at det skal fremgå af samtykkeerklæringen, at personen der giver sit samtykke altid kan trække det tilbage. I så fald skal foreningen i størst mulig omfang slette de billeder af personen, som er offentligt tilgængelige. Her kan det i nogle tilfælde være vigtigt at notere, at det ikke er muligt at trække materiale tilbage, som er trykt, og denne regel derfor kun gælder digitale billeder.
Uden samtykke
Det kan være svært for en forening at komme i gang med at indsamle samtykkeerklæringer. Samtidig er det også omstændigt at skulle bede om samtykke hver gang foreningen ønsker at lægge et billede op på internettet – især hvis det er et billede af en større forsamling. Hvis man lægger billeder op uden samtykke skal man opfylde tre betingelser:
- Der skal være et legitimt og sagligt formål i forbindelse med offentliggørelsen af billedet. Eksempelvis at der bliver lagt billeder af fællesskabet og sjove aktiviteter i foreningen op for at tiltrække nye medlemmer. Her skal dog stadig overholdes de to følgende punkter.
- Billederne skal være harmløse. Her skal man altid tage en helhedsvurdering af billedet og med sin sunde fornuft vurdere om det er passende at lægge billedet op.
- Portrætbilleder må aldrig offentliggøres uden samtykke. Selvom billedet måske opfylder de to første krav, så må det ikke offentliggøres, hvis det er et portrætbillede og personen ikke har givet samtykke.
2. Hvilke slags billeder må man offentliggøre?
I forbindelse med persondataloven skelnes der mellem to begreber: situationsbilleder og portrætbilleder.
Situationsbilleder har situationen i fokus og ikke selve personerne. Dvs. hvis der tages et billede af en ”Forening på tur”, hvor det vil være hovedoverskriften, og hvor nogle kigger i en anden retning imens et par enkelte kigger i kameraet, vil dette være et situationsbillede.
Portrætbilleder fokuserer på personerne på billedet og gør dem identificerbar. Genbruger vi tidligere eksempel, vil et billede med samme overskrift som sidst ”Foreningen på tur” blive kategoriseret som et portrætbillede, hvis alle bliver bedt om at kigge ind i kameraet. Her handler det pludselig mere om hvem der er på tur.
Der er ingen tvivl om, at det til tider kan være svært at skelne mellem et situationsbillede og et portrætbillede. Hvis man er i tvivl anbefales det, at man enten undlader at bruge billedet eller at anskaffe sig samtykkeerklæring fra personerne, som optræder på billedet.
Brug for hjælp til en samtykkeerklæring i din forening?
Har I i din forening brug for en samtykkeerklæring vedrørende brug af billeder? Så har I mulighed for at modtage en skabelon her på siden. Står I også og mangler en skabelon til jeres Persondatapolitik, så kan I modtage den i samme omgang.
